Teilnahmebedingungen


  1. Rechtsgrundlage und Übersetzung

    1. Rechtlich bindend ist ausschließlich die deutsche Version dieser Teilnahmebedingungen. Die englische Übersetzung dient nur zur Hilfestellung.
  1. Vertragsschluss und Vertragsleistungen

    1. Der Teilnehmer erkennt die folgenden Teilnahmebedingungen an. Diese Teilnahmebedingungen gelten für alle im Rahmen der KarlMUN  durchgeführten Veranstaltungen vor, während und nach der Konferenz.

    2. Der Vertrag kommt zwischen Model United Nations Aachen e.V., vertreten durch den Vorstand, und dem einzelnen Teilnehmer zustande.

    3. Mit Zustandekommen des Vertrags schuldet Model United Nations Aachen e.V. das Bemühen um die Organisation der KarlMUN.

    4. Der Teilnehmer verpflichtet sich zur fristgerechten Entrichtung der Teilnahmegebühr und zur konstruktiven Beteiligung an der Konferenz.

  2. Teilnahmevoraussetzungen

    1. Voraussetzung für die Teilnahme ist Volljährigkeit und Überweisung der Teilnahmegebühr (siehe 6.).

  3. Verantwortung

    1. Die Teilnahme an der Konferenz und allen Rahmenveranstaltungen erfolgt auf eigene Gefahr.

  4. Anweisungen und Ausschluss

    1. Die Hausordnungen sind unbedingt einzuhalten. Das betrifft insbesondere das Rauchverbot in den Räumen sowie das Verbot von Verzehr alkoholischer Getränke und warmer Speisen in den Konferenzräumen, soweit nicht anderweitig bekannt gemacht.

    2. Den Anweisungen der Mitglieder des Organisationsteams und des Personals der Konferenzgebäude ist uneingeschränkt Folge zu leisten.

    3. Verstöße gegen oben genannte Punkte, Fehlverhalten in den zur Verfügung gestellten Unterkünften oder Verstöße gegen die diplomatische Etikette, die die Durchführung der Konferenz erschweren oder die Ernsthaftigkeit beeinflussen, können mit Ausschluss von der Konferenz geahndet werden. In einem solchen Fall besteht kein Anspruch auf Erstattung der Teilnahmegebühr. Über den Ausschluss entscheidet der Generalsekretär in Übereinstimmung mit dem Projektleiter des Organisationsteams. Die Namen dieser Personen können auf Anfrage unter info@KarlMUN.de oder per Post erfragt werden.

  5. Teilnahmegebühr

    1. In der Teilnahmegebühr enthalten sind folgende Leistungen:

      1. Organisation der Konferenz und Unterstützung während der Konferenz

      2. Teilnahme an der Konferenz

      3. Abendessen am 16.11.17, 17.11.17 und am 18.11.17

      4. Mittagessen am 17.11.17, 18.11.17 und am 19.11.17

      5. Teilnahme an allen Socials während der Konferenz

    2. Der Teilnehmer ist für Frühstück und Getränke während der Konferenz selbst verantwortlich. Die An- und Abreise muss ebenso eigenverantwortlich organisiert werden.

    3. Die Teilnahmegebühr wird innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt der Teilnahmebestätigung auf das Konto des Model United Nations Aachen e.V. überwiesen. Die Überweisung kann entweder direkt bei der Bank oder über PayPal getätigt werden.

Weitere Informationen zur Überweisung erhält der Teilnehmer während der Anmeldung.

    1. Ist der Betrag bis zum Ende der Frist nicht auf dem Konto des Model United Nations Aachen e.V. eingegangen, verfällt das Recht auf die Teilnahme unwiderruflich.

    2. Mit Überweisung der Teilnahmegebühr gilt der Teilnehmer als für die Konferenz angemeldet.

  1. Rücktritt von der Teilnahme

    1. Ein Rücktritt von der Teilnahme ist nur möglich, wenn ein passender Ersatz im Ermessen des Organisationsteams gefunden wird. In diesem Fall ist eine Rückerstattung des Teilnahmebeitrags möglich. In jedem anderen Fall ist die Rückerstattung des Teilnahmebeitrags ausgeschlossen.

  2. Unterkunft

    1. Der Veranstalter stellt keine Unterkünfte für die Konferenz zur Verfügung

    2. Der Veranstalter ist bemüht für die Teilnehmer einen Schlafplatz zu vermitteln. Es besteht kein Anspruch auf einen solchen Schlafplatz.

    3. Nach der Vermittlung eines Schlafplatzes ist der Veranstalter von jeder weiteren Haftung entbunden.

  3. Datenschutz

    1. Für das gesamte Webangebot des Model United Nations Aachen e.V. gilt die unter ‘Privacy Statement/Datenschutzerklärung’ (#Link zu Privacy Statement/Datenschutzerklärung) aufgeführte Datenschutzerklärung.

    2. Mit der Anmeldung zur KarlMUN Konferenz gesteht der Teilnehmer dem Model United Nations Aachen e.V. das Recht zu, personenbezogene Daten zur Erfüllung des Vereinszwecks, zur Durchführung der Konferenz und zur Erfüllung des durch die Anmeldung zustanden kommenden Vertrages zu erheben und zu verwenden. Dies beinhaltet unter anderem eine Datenweitergabe an Dritte, sowie das Recht, Einladungen für folgende Konferenzen zu versenden.

    3. Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich von den Mitgliedern des Organisationsteams der KarlMUN eingesehen, verarbeitet und verwendet. Ausnahmen sind unter d., e., f. und g. aufgelistet.

    4. Name, E-Mail Adresse und repräsentierte Nation können vom Model United Nations Aachen e.V. innerhalb des zugewiesenen Komitees veröffentlicht werden.

    5. Zur Vermittlung von Schlafplätzen können Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Handynummer und Anschrift des Teilnehmers an potentielle Gastgeber bzw. Gäste weitergegeben werden. Der Weitergabe dieser Daten für diese Zwecke stimmt der Teilnehmer ausdrücklich zu.

    6. Zur Organisation von “KarlMUN rocks” können Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Handynummer und Anschrift der Teilnehmenden an die anderen Mitglieder der Kochgruppe und Essensgäste weitergegeben werden. Der Weitergabe dieser Daten für diese Zwecke stimmt der Teilnehmer ausdrücklich zu.

    7. Studiengang, Hochschule, Geschlecht und Herkunftsland des Teilnehmenden können als Teil von anonymisierten Statistiken an Dritte weitergegeben werden. Der Weitergabe dieser Daten für diese Zwecke stimmt der Teilnehmer ausdrücklich zu.

    8. Das Löschen aller personenbezogenen Daten kann jederzeit nach der Konferenz durch die schriftliche Äußerung des Wunsches zur Löschung gegenüber dem Model United Nations Aachen e.V. veranlasst werden.

    9. Der Teilnehmer stimmt zu, auf Fotos und in filmischen Dokumenten abgebildet werden zu dürfen, die andere Teilnehmer, Mitarbeiter des Organisationsteams oder Medienvertreter zu Zwecken der Dokumentation der Konferenz oder der Berichterstattung über die Konferenz aufnehmen. Dies gilt ebenso für alle Schriftstücke, die während der Konferenz von den Teilnehmern in irgendeiner Art und Weise an die Mitglieder des Organisationsteams übergeben werden. Der Veröffentlichung dieser Fotos und anderer Dokumente auf den Internetangeboten sowie in Publikationen von Model United Nations Aachen e. V. stimmt der Teilnehmer zu. Im Rahmen der Kooperation mit dem Programm “Demokratie leben!” des Bundesministeriums für Frauen, Senioren, Familie und Jugend räumt der Teilnehmer dem Ministerium das einfache, ohne die Zustimmung des Urhebers übertragbare, zeitlich und inhaltlich unbeschränkte Nutzungsrecht an allen urheberrechtlich geschützten Arbeitsergebnissen ein.

    10. Alle Fragen zum Datenschutz bzw. zu (persönlichen) Daten, ihrer Speicherung und Verarbeitung können an datenschutz@KarlMUN.de gerichtet werden.

  1. Schlussbestimmungen

    1. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Teilnahmebedingungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der anderen Bestimmungen hiervon unberührt.

Terms and Conditions for participating in KarlMUN 2017

  1. Legal grounds and translation

    1. Legally binding is only the German version of these Terms and Conditions stated above. This translation is for your convenience only.

  2. Conclusion of Contract and contract specifications

    1. The participant accepts the following terms and conditions. These terms and conditions apply to all events associated to the execution of KarlMUN before, during and after the conference.

    2. The contract is formed between Model United Nations Aachen e.V., represented by its president and vice president, and the participant.

    3. With the formation of the contract, Model United Nations Aachen e.V. owes to strive towards organizing KarlMUN.

    4. The participant commits to pay the registration fee in a timely manner and to contribute in a meaningful manner to the conference.

  3. Conditions of participation

    1. Prerequisite for participating in KarlMUN is to be of age of consent, which is 18 in Germany, and to pay the registration fee (see 6.).

  4. Responsibility

    1. Participating in the conference and all associated events will be under the participant’s own risk.

  5. Orders and Exclusion

    1. House Rules in any of the conference’s venues are to be followed at all times. This applies especially to the ban of smoking and consumption of alcoholic beverages and warm foods inside the venues, unless explicitly allowed.

    2. Orders by the conference staff and staff of the venues are to be followed thoroughly.

    3. Failure to comply with the points mentioned above or failure to follow the diplomatic code of conduct, which may impede the execution or sincerity of the conference, can be punished with exclusion from the conference. In such a case any claim to repay the registration fee will be forfeited. The Secretary General in accordance with the head of the organizing committee decides whether a participant will be excluded from the conference. Their names can be asked for via E-mail at info@KarlMUN.de or by post.

  6. Registration fee

    1. Included in the registration fee are the following services:

      1. Organization of the conference and support during the conference

      2. Participation in the conference

      3. Supper on November, 16, 17 and 18, 2017

      4. Lunch on November, 17,18 and 19, 2017

      5. Participation in all social events during the conference

    2. The participant is solely responsible for breakfast and drinks during the conference. He is also responsible for travel to and from the conference.

    3. The participation fee shall be transferred onto the bank account of Model United Nations Aachen e.V. within two weeks after receiving of the participation confirmation. The transfer can be done via a direct bank transfer or via PayPal. Further information on how to pay will be made available when registering.

    4. If Model United Nations Aachen e.V. does not receive the fee in a timely manner, the right to participate at KarlMUN will be forfeited irrevocably.

    5. With the payment of the registration fee the participant will be considered registered for the conference.

  7. Resignation from the participation

    1. Resignation from the participation will only be possible if a suitable replacement can be found. Whether a replacement is suitable shall be determined by the organizing committee. In the case that the replacement is found to be suitable, a repayment of the registration fee is possible. In any other case, repayment of the registration fee is not possible.

  8. Accommodation

    1. The organizing committee does not provide accommodation for the participants during the conference.

    2. The organizing committee will try to arrange accommodation for the participants. The participants are not entitled to a placement arranged by the organizing committee.

    3. After arranging accommodation, the organizing committee is acquitted of any liability.

  9. Privacy policy

    1. The whole web presence of Model United Nations Aachen e.V. is subject to the data privacy policy found ‘here’. (#link zu Privacy Statement/Datenschutzerklärung )

    2. When registering for KarlMUN, the participant allows Model United Nations Aachen e.V. to collect and use personal information to achieve the goals of the association, make execution of the conference possible and fulfil the contract formed when registering. This includes passing on of information to third parties as well as the right to send invitations for future conferences.

    3. The collected personal information will only be handled by members of Model United Nations Aachen e.V. or the organizing committee. Exceptions to this rule are listed under d., e., f. And g.

    4. Name, email address and represented nation can be published by Model United Nations Aachen e.V. within the allotted committee.

    5. To arrange accommodation, first and last name, email address, phone number and postal address of the participant can be forwarded to potential hosts respectively guests. The participant explicitly consents to the forwarding of personal information for that purpose.

    6. To organize “KarlMUN rocks”, first and last name, email address, phone number and postal address of the participant can be forwarded to the other members of the assigned group and to guests coming for eating. The participant explicitly consents to the forwarding of personal information for that purpose.

    7. Subject of study, university, gender and country of residence of the participant can be handed to third parties as part of anonymised statistics about the participants. The participant explicitly consents to the forwarding of personal information for that purpose.

    8. Deleting any personal information can be initiated by writing a letter to Model United Nations Aachen e.V. stating the desire to delete all personal information any time after conclusion of the conference.

    9. The participant agrees to be pictured in photos and videos, which are created by other participants, members of the organizing committee or members of the press present at the conference if these pictures or videos are created with the purpose of documenting the conference or reporting about the conference. This also applies to any pieces of writing that are created during the conference and given to the organizing committee in any manner. The participant approves of the publication of these photos, videos and texts on the web services as well as other publications of Model United Nations Aachen e.V. Within the framework of the cooperation with the Federal Ministry for Family Affairs, Senior Citizens, Women and Youth under the Program “Demokratie leben!”, the participant cedes the right of use of any and all work results that are subject to copyright laws, without content or time limitations, to the Federal Ministry. This right of use can be transferred without consent of the creator to any third party by the Federal Ministry.
    10. Any questions regarding the use or storage of personal information can be directed at datenschutz@KarlMUN.de/privacy@KarlMUN.de.

  10. Final note

    1. If any one of the points in these terms and conditions should be invalid, the validity of the rest of the points will remain unaffected.